Organização de eventos científicos

Consultoria

Este serviço foi desenvolvido ao fim de alguns anos de existência da CONFOSAUMEN com base em dois pressupostos:

  1. Larga experiência na produção deste tipo de eventos;
  2. Observação de que, essencialmente na área da saúde e, muito especialmente, da saúde mental, se organizam várias iniciativas neste âmbito com lacunas relevantes e sem o “saber fazer” prestigiante, o que pode pôr em causa o nome dos organizadores e das instituições que representam.

Podem ser alvo deste apoio eventos como:

  • Congressos;
  • Jornadas;
  • “Workshops”;
  • Seminários;
  • Reuniões de apresentação;
  • Lançamentos de livros ou de produtos;
    Etc.

3. A consultadoria prestada fornece “know-how” em todos os domínios que a organização de eventos deste tipo pode abranger. Alguns exemplos são:

  • Construção de um programa (inclui os habituais conteúdos, mas também eventuais sessões de “posters”; comunicações simultâneas, livres ou não, etc).;
  • Orientações de “mailings” de divulgação;
  • Convites aos intervenientes – formatos possíveis;
  • Divulgação do evento;
  • Textos para a documentação (comunicação social, cartas-convite, textos de divulgação institucional, declarações de participação e outras, diplomas, etc.);
  • Organização e funcionamento do secretariado;
  • Documentação a distribuir;
  • Brindes;
  • ”Stands” e organização destes;
  • Contactos com editoras e outros promotores;
  • Organização de programas sociais;
  • Deslocações – viagens, alojamentos, etc;
  • Acompanhamento do evento enquanto decorre, incluindo decoração das salas, tipo de avisos e como fazê-los, dinâmicas de moderação, apoio aos prelectores, suportes às comunicações, etc.;
  • Decisões sobre tradução e escolha do formato desta que deve ser adoptado;
    Etc.

É de notar que o trabalho realizado pela CONFORSAUMEN neste domínio pode ser também efectuado face a entidades organizadoras de eventos, potenciando-as para que os seus serviços passem a ser mais profissionais e específicos, sobretudo quando se trata da organização de eventos científicos ligados à saúde. Temos constatado que há muito pouca especificidade neste domínio e que esta é, em nosso entender, uma necessidade.

Sabemos que não é apenas o conteúdo que prestigia, mas também a forma de que este se reveste. Assim, pretendemos dar o nosso singelo contributo para a maior dignificação da comunidade científica no que toca à qualidade da organização deste tipo de eventos, sejam nacionais ou internacionais.

O modo de funcionamento pelo qual optámos consiste na exposição da situação e do que se pretende através dos nossos endereços; marcação de uma reunião (ou troca de correspondência) com a entidade que faz a solicitação, para esclarecimento de todas as dúvidas e apresentação de um plano e orçamento detalhados, que podem ser aprovados na integra ou parcialmente.

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